Politiikat ja toimintaohjeet määrittelevät yrityksen tavan toimia

Organisaation politiikat ja toimintaohjeet määrittelevät ”Keitä olemme, miten meillä tehdään asioita”. Niitä tarvitaan ainakin kolmesta eri näkökulmasta; 1) jotta voidaan kouluttaa ja viestiä yhteisistä toimintatavoista, 2) seurata niiden toteutumista käytännössä sekä 3) toimeenpanna seuraamuksia niiden rikkomisesta tai laiminlyömisestä. Henkilöstöltä odotettu käytös on helppo perustaa politiikkoihin ja toimintaohjeisiin.

Tärkein ja kattavin ohjeistus compliancen, eettisen toiminnan ja koko organisaation toiminnan kannalta ovat liiketapaperiaatteet, jotka kuvaavat ne perusperiaatteet, joiden mukaan organisaation edustajien odotetaan toimivan. Liiketapaperiaatteista käytetään organisaatiosta riippuen paljon eri nimikkeitä; eettinen ohjesääntö, eettiset periaatteet, toimintaohjeet ja niin edelleen. Nimikkeen valitsemiseen ei kannata jäädä jumiin, vaan tärkeintä on, että periaatteet ovat luotu organisaation omista arvoista ja lähtökohdista käsin ja ovat siinä muodossa, josta henkilöstön on ne helpointa omaksua.

Liiketapaperiaatteiden tulisi kuvastaa kaikista ylimmällä tasolla organisaation menettelytapoja. Näiden lisäksi tarvitaan yksityiskohtaisempia ja konkreettisempi ohjeita ja politiikkoja, jotka auttavat päivittäisessä työssä toimimaan periaatteiden mukaisesti. Eettisen ohjelman näkökulmasta tärkeimpiin ohjeistuksiin lukeutuvat politiikat ja ohjeet koskien mm. kilpailuoikeutta, lahjontaa, lahjoja ja vieraanvaraisuutta, sisäpiiritiedon käyttöä sekä tietosuojaa. On sanomattakin selvää, että näiden tulee olla linjassa liiketapaperiaatteiden, lainsäädännön ja muun relevantin säännöstön kanssa.

Politiikkojen olemassaolo on siis yksi tärkeimpiä perusedellytyksiä toimivalle eettiselle ohjelmalle. Toisaalta kyllin ei voi korostaa sitä, että politiikkojen puutetta huonompi tilanne on luoda politiikkoja, joita ei käytännössä noudateta. Politiikat ja toimintaohjeet onkin siitä syystä laadittava erittäin huolella ja niiden on perustuttava realistisiin ja mitattaviin odotuksiin. Mitattavuus tarkoittaa, että on oltava jonkinlainen järjestelmä, jonka avulla varmistutaan, että politiikkojen ja toimintaohjeiden mukaisesti organisaatiossa todella toimitaan. Politiikat tulee myös muistaa pitää ajan tasalla. Hyvä tapa on merkitä politiikkaan milloin ja kenen toimesta se tullaan seuraavan kerran arvioimaan. Osana compliance-ohjelmaa on hyvä tapa myös ajoittain käydä systemaattisesti läpi kaikki organisaation politiikat. Lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää politiikkojen säilyttämistapaan ja -paikkaan. Jos politiikkoja ei hallita keskitetysti mistään käsin, käy helposti niin, että eri toimijat laativat useita eri politiikkoja samoista asioista, ja pahimmassa tapauksessa nämä politiikat ovat keskenään ristiriidassa.

Politiikkoja ja toimintaohjeita voidaan arvioida esittämällä mm. seuraavia kysymyksiä:
– Onko meillä tarvittavat (ja vain tarvittavat) politiikat olemassa? Ovatko ne keskenään linjassa? Vastaavatko ne meidän riskeihin?
– Miten politiikat on dokumentoitu ja miten niitä säilytetään?
– Kuka laatii, hyväksyy, omistaa ja implementoi politiikan? Tärkeimmät politiikat tulee olla ylimmän johdon hyväksymiä.
– Kuka vastaa politiikan päivittämisestä ja kuinka usein päivitys tehdään?
– Millä mekanismeilla varmistamme, että politiikkoja käytännössä noudatetaan? Onko politiikassa mainittu, mitä seuraa sen noudattamatta jättämisestä?

Niina Ratsula
Niina Ratsula
Niina Ratsula on toiminut kymmenen vuoden ajan kansainvälisissä sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen, yritysetiikan ja compliancen asiantuntijatehtävissä mm. Nokiassa ja Kemirassa.