Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty: 14.5.2020

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Code of Conduct Company Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietojasi tarjotessaan sinulle palveluita (”Palvelu”) ja/tai vieraillessasi verkkosivuillamme. Palveluilla tarkoitetaan tässä sekä verkkokoulutuspalveluitamme, jotka sijaitsevat osoitteissa codeofconductacademy.fi ja codeofconduct.vuolearning.fi, että muita tarjoamiamme koulutus- ja konsultointipalveluita, joiden kerääminen ja käsittely tapahtuu sivuillamme codeofconduct.fi. 

1 REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Code of Conduct Company Oy (jäljempänä ” Code of Conduct Company”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”).

Code of Conduct Company vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Code of Conduct Company Oy
Yritystunnus: 2369201-1
Osoite: SPACES Postitalo, Mannerheiminaukio 1, 00100 Helsinki
Puhelinnumero: +358 50 486 9821
Sähköposti: info@codeofconduct.fi
 
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Niina Ratsula
Sähköposti: niina@codeofconduct.fi

2 HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

 
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka:

  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esim. kun ostat Palveluamme tai rekisteröidyt Palveluumme, tilaat uutiskirjeemme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja;
  • syntyvät Palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut Palveluun tai selailet verkkosivujamme; ja
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. LinkedIn.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan Palveluamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • perustiedot, kuten nimi, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
  • asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja –kiellot, asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset;
  • asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • Palvelumme käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, Palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, verkkokoulutusten chat-keskustelut ja tehtävävastaukset, tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja –tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset, verkkokäyttäytymisesi);
  • Suoramarkkinoinnista kerääntyneet tiedot kuten uutiskirjeiden klikkaus- ja avausprosentit, ja
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

Code of Conduct Company voi yhdistää eri lähteistä keräämiään henkilötietoja tässä Selosteessa mainittuja tarkoituksia varten.

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: 

3.1. Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle Palvelua ja hallitaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän välillä. Tämä sisältää muun muassa asiakasviestinnän kuten tiedotteiden ja tapahtumakutsujen lähettämisen, muun asiakaspalvelun, laskutuksen hoitamisen, sekä suoramarkkinointikieltojen ja muiden mahdollisten asiakaskohtaisten rajoitusten hallinnoinnin. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen ja meidän väliseen sopimukseen.

3.2. Markkinointi ja myynti
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme Palvelun uusista ominaisuuksista ja sisällöistä tai markkinoidaksemme ja myydäksemme sinulle Palvelua tai muita palveluitamme. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia, asiakaskyselyitä ja mielipidetutkimuksia varten sekä kutsua sinut tapahtumiimme ja tiedottaa kampanjoista. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana Palvelua ja markkinoida muita palveluitamme sinulle.
Tallennamme, ryhmittelemme, analysoimme ja muuten käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme paremmin ymmärtää mielenkiinnon kohteesi ja tarjota sinulle sinua kiinnostavia palveluita. Keräämme esimerkiksi statistiikkaa sivustokäyttäytymisestäsi sekä käsittelemme
ostohistoriatietojasi tarjotaksemme sinulle kohdennettua markkinointimateriaalia. Käytämme sivustostatistiikkaa myös asiakassegmentointiin myyntiprosessejamme varten.
Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin ja telemarkkinointiin sekä profilointiin (katso tämä Selosteen jakso 8).
 
3.3. Lakien noudattaminen ja oikeusturva
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt. Oikeutettuun etuun perustuen, voimme käsitellä henkilötietojasi myös mahdollisiin kanteisiin ja vaatimuksiin vastaamista varten.
 
3.4. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Tietoja ei luovuteta Code of Conduct Company Oy:n ulkopuolelle. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Asiakkaan erillisestä hyväksynnästä (uutiskirjeen tilaaminen) osaa rekisterin henkilötiedoista käsitellään palveluntarjoajamme palvelimenna (Koodiviidakko Oy).

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi.

Mikäli käyttäjälisenssisi Code of Conduct Academyn Palvelun osalta on tilattu työnantajasi toimesta, luovutamme esimerkiksi  suoritustietojasi nimetyille työnantajasi yhteyshenkilöille.

5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa tai niin kauan kuin tämän rekisterin mukaiset käyttötarkoitukset ja osapuolten oikeudet ja velvoitteet sitä edellyttävät. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa sekä kehittääksemme palveluamme

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi myynti- ja markkinointitarkoituksiin myös ennen asiakassuhteen alkua tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ellet ole tätä erikseen kieltänyt. Tällöin poistamme henkilötietosi, jos esimerkiksi yhteystietosi eivät enää toimi ja jos tietojen poistolle ei ole muuta estettä. Lisäksi saatamme poistaa tietosi pyynnöstäsi, jos se on mahdollista.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

6 SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, kuten profilointia sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Vastustaessasi suoramarkkinointia henkilötietojesi käsittely estetään siten, että niitä ei enää voida käyttää aktiivisesti suoramarkkinointiin. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää siinä määrin kuin on tarpeen noudattaa kieltoa.

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen info@codeofconduct.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

7 TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. 

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. 

8 SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme.

9 OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä info@codeofconduct.fi.