Sisäinen valvonta kuuluu vastuulliseen johtamiseen

Kuluvan vuosituhannen aikana otsikkoihin päässeet laajamittaiset väärinkäytökset sekä sidosryhmien kasvaneet vaatimukset yrityksen toiminnan ja talouden läpinäkyvyydestä ovat lisänneet yritysten tarvetta kiinnittää enemmän huomiota sisäisen valvonnan järjestämiseen ja siitä raportoimiseen. Tarve ymmärtää sisäistä valvontaa ei enää kuulu vain kirjanpitäjille vaan kokonaisvaltaisesti yrityksen eri osa-alueille, mukaan lukien yritysjohto, esimiehet, taloushallinto, lakimiehet, HR, hankinta, asiakaspalvelu, tuotekehitys, IT, myynti ja niin edelleen.

Johto on vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä

Jos sisäinen valvonta ei ole ollut asianmukaista tilanteessa, jossa paljastuu merkittäviä virheitä, väärinkäytöksiä tai epäasiallisuuksia, katse kohdistuu viime kädessä johtoon ja kysymykseen valvontavastuun toteutumisesta. Pahimmassa tapauksessa johtoon kohdistuu juridisia seuraamuksia asioista, joista se ei ole ollut tietoinen – mutta sen olisi pitänyt olla. Paras tapa huolehtia valvontavastuuunsa kantamisesta on huolehtia sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johdon siis kannattaa – ja pitää – kantaa näistä asioista huolta.

Sisäinen valvonta on riskienhallintaa

Sisäinen valvonta on kriittinen osa minkä tahansa organisaation johtamista ja hallintotapaa. Hyvin järjestetty sisäinen valvonta auttaa organisaatiota johtamaan toimintaansa kohti tavoitteitaan, hallitsemaan liiketoimintaansa liittyviä riskejä, suojamaan julkisuuskuvaansa ja näin luomaan itsellensä pysyvän kilpailuedun. Käytännön tasolla jokaisen organisaation tulee ymmärtää omia valvontamekanismejaan. Nämä koostuvat formaaleista ohjauskäytännöistä (työnkuvaukset, valtuutukset, hyväksymysprosessit, järjestelmäkontrollit jne) sekä yrityskulttuuriin sidoksissa olevista kirjoittamattomista säännöistä.

”Jos sisäinen valvonta ei ole ollut asianmukaista tilanteessa, jossa paljastuu merkittäviä virheitä, väärinkäytöksiä tai epäasiallisuuksia, katse kohdistuu viime kädessä johtoon ja kysymykseen valvontavastuun toteutumisesta.”

Kovia ja pehmeitä kontrolleja

Sisäinen valvonta ei koostu ainoastaan kovista kontrolleista, kuten asioiden hyväksymisestä, tarkastamisesta ja varmistamisesta. Tärkeä osa sisäistä valvontaa on organisaation johdon esimerkkiin pohjautuva ohjausympäristö, joka toimii perustana päivittäiselle päätöksenteolle ja toiminnalle. Myös esimiehillä ja jokaisella työntekijällä on tärkeä vastuu sisäistä valvonnasta. Joka päivä.

Sisäinen valvonta osana johtamisjärjestelmää -koulutus

Alma Talentin koulutusvalikoimaan on jo pitkään kuulunut suosittu ”Sisäinen valvonta osana johtamisjärjestelmää” -koulutus. Koulutuksen lukuisat käytännön esimerkit havainnollistavat, miten sisäisen valvonnan voi tuoda konkreettiseksi työkaluksi osaksi organisaation johtamisjärjestelmää. Tavoitteena on luoda kokonaiskuva siitä, miten sisäinen valvonta voidaan järjestää niin, että se lainsäädännön noudattamisen lisäksi myös tukee yrityksen liiketoimintaprosesseja ja on niihin sisäänrakennettuna.

Koulutuksessa käsitellään mm. sisäisen valvonnan tavoitteita ja osa-alueita, käytännön näkökulmia sisäisen valvontajärjestelmän rakentamiseen ja kehittämiseen sekä sisäisen valvonnan toimivuuden arviointia. Lisäksi pohditaan useasta eri näkökulmasta, miten sisäisen valvonnan avulla voidaan edistää eettisen organisaatiokulttuurin muodostumista sekä ehkäistä ja havaita väärinkäytöksiä. Mukana on paljon erilaisia käytännön esimerkkejä ja harjoituksia, joiden avulla esitellään ajatuksia sisäisen valvonnan ja sen arvioinnin kehittämiseksi hyvin konkreettisella tavalla. Päivien aikana toteutetaan paljon interaktiivisia ryhmätehtäviä, joiden tavoitteena on herättää keskustelua ja vaihtaa ajatuksia osallistujien kesken sisäisen valvonnan teemoista. Lämpimästi tervetuloa mukaan!

Pääset ilmoittautumaan koulutukseen Alma Talentin sivuilta.

Miksi osallistua koulutukseen?

1. Opit tunnistamaan oman organisaatiosi sisäisen valvonnan elementtejä sekä niissä olevia kehityskohtia.
2. Saat työkaluja, joiden avulla tehdä sisäinen valvonta organisaatiosi jäsenille konkreettisemmaksi ja helpommin ymmärrettäväksi.
3. Saat konkreettisia eväitä ja työkaluja organisaatiosi sisäisen valvonnan ja väärinkäytösriskin arvioimiseen ja kehittämiseen.
4. Ymmärrät paremmin, miten käyttää sisäistä valvontaa organisaatiosi johtamisen työkaluna.
5. Tapaat uusia kollegoita, joiden kanssa voit vaihtaa ajatuksia sisäistä valvontaa koskevista tärkeistä teemoista.

Koulutukseen osallistujille jaetaan ensimmäinen suomenkielinen sisäiseen valvontaan keskittyvä Niina Ratsulan kirjoittama teos, ”Yrityksen Sisäinen Valvonta”, jonka ensimmäinen painos on jo loppuunmyyty. Kirja tarjoaa kattavan, opettavan ja käytännönläheisen kokonaisuuden aiheesta, jonka kautta saat uusia ajatuksia ja inspiraatiota oman organisaatiosi sisäisen valvonnan kehittämiseen!

Palautetta aiemmista koulutuksista:

• Kouluttajalla innostunut asenne ja asiantunteva ote.
• Paljon konkreettisia asioita toteuttavaksi omassa organisaatiossa.
• Todella asiantunteva ja selkeä koulutus.
• Osaava kouluttaja, hyvä aineisto, käytännön esimerkkejä.
• Koin koulutuksen tarpeelliseksi ja tarpeeksi ”maanläheiseksi”, pystyi hyvin olemaan mukana, vaikkei itselläni ollut aiempaa kokemusta sisäisestä valvonnasta
• Hyvä ja kattava koulutusmateriaali

1. päivä | Mitä on sisäinen valvonta?

8.30 Aamupala
9.00 Tervetuloa

9.15 Sisäinen valvonta – Mitä ja miksi?

• Mitä sisäinen valvonta on ja miksi se on tärkeää?
• Ohjeistukset ja lainsäädäntö sisäisen valvonnan järjestämisestä

9.45 Roolit ja vastuut sisäisessä valvonnassa (Kolme puolustuslinjaa)

• Ylimmän johdon vastuu
• Esimiesten vastuu • Jokaisen työntekijän vastuu
• Sisäisen tarkastuksen ja Compliance-toiminnon vastuu

10.30 Tauko

10.45 Sisäisen valvonnan osa-alueet – Ohjausympäristö

• Sitoutuminen rehellisyyteen ja eettisiin arvoihin
• Valvontavastuun toteuttaminen
• Rakenteet, toimivalta ja vastuu
• Henkilöstön pätevyys
• Henkilöstön tilivelvollisuus

11.30 Sisäisen valvonnan osa-alueet – Riskien arviointi

• Asianmukaiset tavoitteet
• Riskien tunnistaminen ja analysointi
• Väärinkäytösriskien arviointi
• Merkittävien muutosten tunnistaminen ja analysointi

12.00 Lounas

13.00 Sisäisen valvonnan osa-alueet – Valvontatoimenpiteet

• Valvontatoimien valinta ja kehittäminen
• Ehkäisevät, paljastavat ja korjaavat kontrollit
• Automaattiset ja manuaaliset kontrollit
• Pehmeät ja kovat kontrollit
•Työtehtävien eriyttäminen
• Yleisten IT-kontrollien valinta ja kehittäminen
• Politiikat ja menettelytavat

14.00 Tauko

14.15 Sisäisen valvonnan osa-alueet – Tieto ja viestintä

• Relevantin informaation käyttäminen
• Sisäinen kommunikointi
• Ulkoinen kommunikointi

15.00 Sisäisen valvonnan osa-alueet – Seurantatoimenpiteet

• Jatkuva arviointi ja/tai erilliset arvioinnit
• Sisäinen tarkastus
• Sisäisen valvonnan ja riskien itsearviointi – Control Self Assessment
• Vertaisarviointi
• Ulkopuolisen toteuttama sisäisen valvonnan arviointi
• Puutteiden arviointi ja kommunikointi

15.55 Ensimmäisen päivän yhteenveto 16.00 Ensimmäisen koulutuspäivä loppuu

2. päivä | Käytännön esimerkkejä

8.30 Aamupala

9.00 Käytännön näkökulmia sisäisen valvontajärjestelmän rakentamiseen ja kehittämiseen

• Esimerkkejä sisäisen valvonnan osa-alueista
• Sisäisen valvonnan kehittämisprojektit
• Prosessien ja kontrollien dokumentointi
• Sisäisen valvonnan tason ulkopuolinen arviointi

10.15 Tauko

10.30 Konkreettisia esimerkkejä: Hankintaprosessin avainkontrollit ja niihin liittyvät erityiskysymykset
• Toimittajan valinta
• Sopimushallinta
• Toimittaja-masterdatan hallinta
• Hankintaehdotus ja ostotilaus
• Tavaran tai palvelun vastaanotto
• Ostolaskun käsittely

12.00 Lounas

13.00 Konkreettisia esimerkkejä: Henkilöstöhallinnon avainkontrollit ja niihin liittyvät erityiskysymykset

• Rekrytointi
• Henkilötietojen käsittely
• Palkanmaksu ja palkitseminen
• Työsuhteen päättyminen

14.15 Tauko

14.30 Sisäinen valvonta keinona väärinkäytösten ehkäisemiseen ja raportoimiseen
• Mikä on ja ei ole väärinkäytös?
• Miksi ja miten väärinkäytöksiä tehdään?
• Väärinkäytöksiä ehkäisevät ja paljastavat kontrollit
• Eettiset ilmoituskanavat ja ilmoitusten käsittely
• Väärinkäytösten selvittäminen ja tutkinta
• Roolit ja vastuut väärinkäytösriskin hallinnassa

15.45 Toisen päivän yhteenveto ja palaute
16.00 Koulutus loppuu

Pääset ilmoittautumaan koulutukseen Alma Talentin sivuilta. Tulevista koulutuksista voit kysyä kouluttajalta tai tapahtumanjärjestäjältä.

KOULUTTAJA:
NIINA RATSULA (KTM, CCEP-I, CIA, CCSA, CRMA) on intohimoinen eettisen ja vastuullisen liiketoiminnan puolestapuhuja. Niinalla on yli kymmenen vuoden kokemus sisäisen valvonnan kehittämisestä, compliance-ohjelmien ja eettisten periaatteiden suunnittelusta ja jalkauttamisesta ja sisäisestä tarkastuksesta kansainvälisessä toimintaympäristössä mm. Nokian ja Kemiran palveluksessa. Elokuusta 2018 Niina toimii itsenäisenä konsulttina tarkoituksenaan auttaa organisaatioita kehittämään sisäistä valvontaa, compliance-käytäntöjä ja eettistä kulttuuriaan. Alla olevasta linkistä voit osallistua kurssille tai ostaa Niina Ratsulan kirjan ”Yrityksen sisäinen valvonta”, joka on ensimmäinen suomenkielinen sisäiseen valvontaan keskittyvä teos.