Compliance-ohjelma on vastuullisen bisneksen kivijalka

Compliance-ohjelma on avainasemassa organisaation toiminnan lainmukaisuuden ja asiallisuuden varmistamisessa. Lakeja on noudatettava ja sidosryhmien odotuksiin vastattava. Sijoittajat ja liikekumppanit edellyttävät että yhtiön jakama tieto on luotettavaa ja bisnes perustuu yrityksen, ei kenenkään henkilökohtaisten intressien ajamiseen. Kuluttajat eivät halua ostaa ja työntekijät eivät halua työskennellä yrityksessä, jonka maine on kärsinyt vastuuttomasta tai kyseenalaisesta toiminnasta.

Mikä on compliance-ohjelma?

Compliance-ohjelmilla tarkoitetaan yhtiön sisäisiä toimintatapoja, joilla varmistetaan sen toiminnan asianmukaisuus niin lainsäädännön kuin eettisten toimintatapojen kannalta. Ohjelmien tavoitteena on välttää yhtiön ja sen henkilöstön syyllistymistä lainvastaiseen tai yrityksen omien sääntöjen vastaiseen toimintaan. Compliance-ohjelma koostuu tyypillisesti ei-toivottavien toimien 1)ehkäisemisestä, 2) havaitsemisesta ja 3) näihin reagoimisesta.

Ehkäisy ja ennakointi

Jotta epäasiallista toimintaa voidaan ehkäistä, on lähtökohtana tunnistaa ja ymmärtää relevantit riskit. Mikä meillä voisi mennä pieleen? Minkälaisella toiminnalla voisimme vahingossa tai tahallisesti rikkoa lakia tai yleisesti hyväksyttäviä pelisääntöjä? Yrityksen koosta, toimialasta, toiminnan maantieteellisestä sijoittumisesta ja monesta muusta tekijästä riippuen merkittävimmät riskit voivat liittyä esimerkiksi kilpailuoikeudellisiin rikkomuksiin, lahjontaan ja korruptioon, tietosuojarikkeisiin, työpaikkahäirintään, intressiristiriitoihin tai työturvallisuuteen. Myös eettiseen kulttuuriin liittyvät riskit ovat oleellisia. Kun riskit on tunnistettu, määritellään keinot, joilla riskit ovat parhaiten hallittavissa. Miten voimme ehkäistä tilanteita, joissa toimisimme odotusten vastaisesti? Ensimmäinen askel on varmistaa, että yhteiset pelisäännöt jokapäiväiselle toiminnalle on määritelty. Usein nämä säännöt kantavat nimeä #eettinenohjeisto tai #codeofconduct, ja niiden perustana ovat organisaation #arvot. Lisäksi tarvitaan yksityiskohtaisempia politiikkoja ja ohjeistuksia. Paperisten sääntöjen tulee myös heijastua jokapäiväisessä toiminnassa. Tähän tarvitaan sellaista viestintää ja koulutusta, johon henkilöstön on helppo samaistua ja mieltää omaksi tavakseen toimia. Ehkäisyn kannalta on tärkeää, että yhdessä määritellyt säännöt integroidaan osaksi olemassa olevia prosesseja ja työtapoja ja että niihin liittyvää tukea ja neuvontaa on helposti saatavilla.

”Compliance-ohjelman ennaltaehkäisevän vaikutuksen saavuttaminen edellyttää, että yhtiön johdon lisäksi kaikki työntekijät ovat tietoisia ohjelmasta ja ymmärtävät sen tarkoituksen.”

Havaitseminen

Epäasiallisen toiminnan havaitsemisen edellytyksenä on, että ihmiset uskaltavat tuoda epäkohtia esiin ja ilmoitusten jättämiselle on olemassa asianmukaiset kanavat. Kanava voi olla esimies, compliance-yksikkö, HR, lakiosasto, sisäinen tarkastus, taikka eettinen kanava. Monilla yrityksillä on käytössään eettisiä ilmoituskanavia, joita pitkin voi jättää ilmoituksen anonyymisti (lainsäädännön niin salliessa). Epäkohtia voidaan löytää myös compliance-kontrollien, päivittäisen esimiestyön ja sisäisen tarkastuksen välityksellä. Kun väärinkäytösepäilyjä tulee esiin, on organisaatiossa oltava valmiina mietittynä, miten ilmoituksia käsitellään ja tarvittaessa tutkitaan. Henkilön, joka halua tehdä ilmoituksen epäasiallisesta toiminnasta, tulee tietää miten hänen esittämäänsä huolenaihetta tullaan käsittelemään. Järjestelmän tulee olla luotettava, puolueeton, sekä ilmoituksen jättäjän ja sen kohteena olevan tahon oikeudet huomioiva.

”Järjestelmä tulee olla luotettava, puolueeton, sekä ilmoituksen jättäjän ja sen kohteena olevan tahon oikeudet huomioiva.”

Reagoiminen

Toimivassa compliance-ohjelmassa reagoidaan havaittuihin ongelmakohtiin, kuten lain tai yhtiön toimintatapojen rikkomisiin viivytyksettä. Jos sääntöjen rikkomisesta ei seuraa sanktiota, ei säännöillä ole merkitystä. Seuraamus voi olla esimerkiksi vakava keskustelu esimiehen kanssa, suullinen tai kirjallinen huomautus, tai pahimmassa tapauksessa työsuhteen päättäminen ja mahdolliset rikosoikeudelliset seuraamukset. Lisäksi on hyvä arvioida johtuuko rikkomus koulutuksen, käytäntöjen vai sisäisen valvonnan puutteesta. Tarvittaessa on ryhdyttävä korjaaviin toimenpiteisiin.

Compliance-asiat kuuluvat johtamiseen ja esimiestyöhön

Compliance-ohjelman pyörittäminen ei ole pelkästään compliance officerin tehtävä. Vastuu kuuluu ihan jokaiselle. Tavoitteena pitäisi olla kulttuuri, jossa toiminnan eettisyyttä ja vastuullisuutta kehitetään koko ajan yhdessä, luontevana osana jokapäiväistä työtä. Compliance-asiat kuuluvat johtamiseen ja esimiestyöhön. Jokainen esimies vastaa omalta osaltaan, että organisaatiossa toimitaan rehdisti ja yhteisten pelisääntöjen mukaan. Eettisten periaatteiden ja arvojen mukainen kulttuuri tarkoittaa parhaimmillaan sitä, että vastauksia oikein toimimiseen ei etsitä kirjallisista ohjeista ja lakikirjoista, vaan halu toimia oikein lähtee jokaisen korvien välistä. Esimiehen näyttämällä suunnalla on tässä valtava merkitys. Onko yrityksenne compliance-ohjelmassa puutteita ja haluaisit näitä kehittää? Lue lisää koulutuksistamme.

”Eettisten periaatteiden ja arvojen mukainen kulttuuri tarkoittaa parhaimmillaan sitä, että vastauksia oikein toimimiseen ei etsitä kirjallisista ohjeista ja lakikirjoista, vaan halu toimia oikein lähtee jokaisen korvien välistä.”

Tarvitsetko sparrausta tai tukea organisaationne compliance-ohjelman kehittämiseen?

TUTUSTU MYÖS VERKKOKURSSEIHIMME: