Ilmoituskanavat ovat paljon muutakin kuin tekninen harjoitus
Niin sanotun EU whistleblowing direktiivin myötä ilmoituskanavat tulevat pakollisiksi kaikille organisaatioille, joissa on yli 50 työntekijää (Lue lisää direktiivistä ja sen velvoitteista edellisestä blogistamme).
Tässä kirjoituksessa haluan mennä pintaa syvemmälle. Direktiivin velvoittaman kanavan käyttöönotto on nimittäin teknisenä harjoituksena suhteellisen yksinkertainen. Se, mikä tulee olemaan monelle organisaatiolle suurin ponnistus, on itse toimintakulttuurin ja asenteiden muuttaminen. Meille kun ei Pohjoismaissa ole lähtökohtaisesti helppoa nostaa epäkohtia esiin – saatikaan että joku ulkopuolinen ryhtyisi tutkimaan esiin nostettua ongelmaa. Erilaisten ongelmien ja epäkohtien käsittely on monessa organisaatiossa luontaisesti ollutkin toimitusjohtajan tai esihenkilön vastuulla. Hei eivät kuitenkaan aina ole paras mahdollinen taho, sillä usein heiltä puuttuu riippumattomuus. Tässä artikkelissa heitän muutaman ajatuksen ilmoille siitä, miten tarkastelet ilmoituskanavan käyttöönottoa teknisen harjoituksen ohella myös yrityskulttuurin ja työntekjäkokemuksen näkökulmasta.
1. Valitse nimi huolella.
Aloitetaan ilmoituskanavan nimestä. Käytännössä ”eettinen ilmoituskanava” lienee Suomessa käytetyin termi. Englanninkielisiä versioita löytyy useita – muun muassa ethics hotline, ethics & compliance hotline, ethics channel, employee helpline, ethics helpline, speak up channel ja niin edespäin.
Nimellä voi olla valtava merkitys sitä käyttävän kokemukseen. Tuleeko fiilis, että kanava on tarkoitettu vasikoitiin tai naapurin ilmiantamiseen? Vai antaako se positiivisen tunteen siitä, että väärinkäytöksistä ilmoittaminen on kaikkien etu ja oikeus, jolla varmistetaan, että organisaatio todella toimii eettisten pelisääntöjen mukaan ja on valmis puuttumaan toimintaan, jossa sääntöjä kierretään? Suomalaisessa mediassa esiintyy usein termi ilmiantokanava. En missään nimessä suosittele tämän termin käyttöä organisaation sisäisessä viestinnässä. Vai olisiko sinusta mukava olla ilmiantaja?
2. Julkaise kanavan käytön pelisäännöt.
Ei riitä, että ilmoituskanava löytyy intranetistä. Sen käytölle on hyvä laatia kirjalliset periaatteet, jotka kommunikoidaan henkilöstölle ja jotka ovat saatavilla ilmoituskanavan yhteydessä. Periaatteiden avulla varmistetaan, että kaikilla on yhteinen ymmärrys eettisen kanavan tarkoituksesta ja pelisäännöistä. Periaatteissa otetaan kantaa muun muassa seuraaviin seikkoihin:
- Onko ilmoittaminen jokaisen velvollisuus? Tieto mahdollisista väärinkäytöksistä tai muista epäkohdista on tärkeää saada mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tämä on kriittistä, jotta aiheutuneet vahingot saadaan minimoitua ja korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä mahdollisimman varhain. Mitä enemmän aikaa kuluu, sitä todennäköisemmin myös ongelmat ja vahinkojen määrä kasvavat. Tästä syystä organisaatiot ovatkin alkaneet, lainsäädännön niin salliessa, tekemään raportoinnin työntekijää velvoittavaksi tai ainakin vahvasti suositeltavaksi. Joissain tilanteissa työntekijä saatetaan jopa palkita raportoimisesta. No me ei ehkä Suomessa olla vielä ihan siellä, ainakaan jos puhutaan rahallisesta korvauksesta.
- Sallitaanko anonyymi ilmoittaminen? Kaikessa raportoinnissa tulisi kannustaa avoimuuteen ja ilmoituksen jättämiseen omalla nimellä. Tämä helpottaa mahdollisen väärinkäytöksen tutkimista, koska tällöin voidaan esittää tarvittaessa suoraan tarkentavia kysymyksiä ilmoituksen jättäjälle. Kannattaa kuitenkin myös sallia nimettömien ilmoitusten jättäminen, mikäli paikallinen lainsäädäntö sen mahdollistaa. Ilman tätä vaihtoehtoa on aina mahdollisuus, että joitakin merkittäviä ilmoituksia jää tekemättä. Anonyymien ilmoitusten kohdalla on kuitenkin usein haastavampaa arvioida tapausta ja monesti tarkempien tietojen puuttuessa tutkimusta ei voida jatkaa kovin pitkälle. Järjestelmä on myös kaikkia osapuolia kohtaan reilumpi silloin, kun ilmoitus tehdään omalla nimellä. Näin myös ilmoituksen kohteena olevalla on paremmat lähtökohdat puolustautua. Toisaalta on viitteitä, että nimettömyys kannustaa ilmoittamiseen.[1]
- Organisaation pitäisi tehdä kaikki voitava luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ilmoitusten käsittelyssä. Käsittely tulee tehdä ennalta määritellyn prosessin mukaan, jossa vain välttämättömät tahot ovat osallisina. Usein väärinkäytösepäilyn tutkiminen edellyttää tietojen pyytämistä ilmoituksen kohteeseen nähden kolmansilta osapuolilta, kuten kollegoilta. Tällöin on kuitenkin oltava huolellinen tiedon keruussa ja paljastettava ilmoituksen taustoista vain välttämättömät tiedot. Joskus ilmoitukseen liittyvää tietoa on myös tarpeen myös saattaa esimerkiksi ylemmän johdon tietoon tai viranomaisille. Tästä syystä ilmoituksen jättäjälle ei voida koskaan luvata sataprosenttista luottamuksellisuuden säilymistä kaikissa tilanteissa. Tutkintaa voidaan kuitenkin pääsääntöisesti tehdä paljastamatta ilmoituksen jättäjän henkilöllisyyttä.
- Miten organisaatio sitoutuu ilmoittajan suojelemiseen?. Työntekijät eivät jätä ilmoituksia, mikäli he kokevat, että ilmoituksen tekeminen saattaisi aiheuttaa heille epäsuotuisia seuraamuksia. Kanavan käyttöön liittyvissä periaatteissa onkin selkeästi määriteltävä, että ilmoituksen jättäminen ei vaaranna työntekijän asemaa organisaatiossa. Lisäksi on koulutettava esihenkilöitä, jotta he eivät tahallisesti eivätkä tahattomasti syyllisty ilmoittajan rankaisemiseen.
3. Varmista riippumaton käsittely.
Monessa organisaatiossa on tähän asti helposti esihenkilö tai toimitusjohtaja ollut taho, joka on vastannut erilaisten väärinkäytösten tai laiminlyöntien selvittämisestä. Nordic Business Ethics Survey [2] kyselytutkimuksen mukaan esihenkilö on suomalaisissa organisaatioissa selvästi myös yleisin taho, jonka organisaatio ilmoittaa tahoksi ilmoittaa väärinkäytöksiä ja eettisiä huolenaiheita. Samaisen tutkimuksen mukaan esihenkilöt ovat myös useimmiten osallisena toiminnassa, jonka työntekijä kokee epäeettiseksi tai lainvastaiseksi. Tämä ei tietenkään tarkoita, että esihenkilöt olisivat lähtökohtaisesti muita epäeettisempiä, vaan kyse on luonnollisesta ja inhimillisestä asiasta – esihenkilön kanssa ollaan paljon tekemisissä, joten on luonnollista että niin risut kuin ruusutkin kohdistuvat esihenkilöön. On myös esihenkilön etu, että hän saa puolueettoman selvityksen tilanteesta, jossa työntekijä on kokenut hänen toimintansa epäeettiseksi.
Hyvä käytäntö on laatia erillinen ohjesääntö ilmoitusten käsittelylle, jossa määritellään kanavat epäkohtien ilmoittamiselle, sekä tahot ilmoitusten selvittämiselle sekä selvitystyön valvonnalle. Selvitystiimissä voi ilmoituksen luonteen perusteella olla mukana HR, lakimies tai turvallisuuspäällikkö, kuitenkin huomioiden jokaisen ilmoituksen kohdalla heidän mahdollinen esteellisyys. Pienessä yhtiössä nimittäin voi helposti olla, että vuosien saatossa ihmisten välille muodostuu henkilökohtaisesti läheisiä (tai ikävissä tapauksissa vihamielisiä) suhteita, jotka vaarantavat riippumattomuuden. Tällöin voi olla tarpeen harkita ulkopuolisen asiantuntijan käyttöä selvitystyössä.
4. Viesti ja viesti.
Lopuksi toistettakoon: viestinnällä ja ilmoituskanavaan liittyvällä riittävällä koulutuksella on keskeinen merkitys sille, miten kanavaa käytetään ja luotetaanko kanavan puolueettomuuteen ja ilmoitusten asialliseen käsittelyyn työpaikalla. Ilmoituskanavan olemassaolo ja kanavasta tiedottaminen intranetin etusivulla ei vielä tarkoita, että ihmiset käyttäisivät sitä. Sen käyttöön saattaa liittyä ennakkoluuloja, pelkoja ja epävarmuutta. Kanavan olemassaolosta ja sen käyttöön liittyvistä periaatteista tuleekin aktiivisesti viestiä. Organisaatiolle tulee kertoa, minkä takia se on päättänyt ottaa eettisen ilmoituskanavan käyttöön, mitä lisäarvoa organisaatio sen käytöstä saa ja mihin pelisääntöihin organisaatio ilmoitusten käsittelyssä sitoutuu.
Jokaisen organisaation on mietittävä oma viestintästrategiansa: miten kanavan olemassaolosta viestitään esimerkiksi henkilöstön perehdytyksessä, esihenkilökoulutuksessa, intranetissä ja henkilöstöjulkaisuissa. Kanavan markkinoimiseksi voidaan valmistaa lehtisiä, julisteita, käyntikortteja tai vaikka videoita. Viestin tulee olla sama joka suunnasta: kanava on olemassa työntekijöitä varten, heidän etunsa turvaamiseksi. Viestinnän avulla vahvistetaan organisaation kulttuuria. Kannustaako kulttuuri työntekijöitä nostamaan epäkohtia esiin? Rangaistaanko virheistä? Voidaanko vaikeista asioista puhua? Kuka näyttää omalla toiminnallaan esimerkkiä?
Myös se, miten ilmoituksiin suhtaudutaan, on viesti henkilöstölle asian merkittävyydestä. On helppoa ajatella erityisesti organisaation johdossa, että ”kyllä meidän henkilöstö uskaltaa tuoda esiin tilanteet, jotka he kokevat eettisesti arvelluttaviksi”. Tämä ei kuitenkaan ole totta Nordic Business Ethics Surveyn tulosten valossa: 62% (Suomessa 56%) epäeettistä käyttäytymistä todistavista ihmisistä ei puutu tilanteeseen (47% vuonna 2019). Mielenkiintoinen kysymys on tietysti, miksi tilanteisiin ei puututa. Ylimmän johdon merkittävin peruste on, etteivät he kokeneet tilannetta merkitykselliseksi. Esihenkilöiden kokemus oli, ettei puuttuminen ole heidän asiansa. Ja työntekijät puolestaan, ettei puuttuminen kuitenkaan muuttaisi mitään. Ilmoituskanavan käytössä onkin kriittistä ymmärtää työntekijäkokemusta: kokevatko he ongelmien esiin nostamisen psykologisesti turvalliseksi ja jos eivät, niin miksi?
5. Suhtaudu positiivisesti.
Ehkä kaikista tärkeintä on lopuksi se, miten ihan oikeasti ilmoituskanavaan ja ilmoittamiseen ylipäätään suhtaudutaan. Jos ylin johto ja esihenkilöt eivät aidosti koe, että kanavan olemassa olo on heidän ja koko organisaation parhaaksi, tämä valitettavasti näkyy myös rivien välistä työntekijöille. On ymmärrettävää, että esihenkilöllä saattaa olla olla pelko, että kanavan kautta kyseenalaistetaan oma toiminta, ja suhtautuminen alitajuisesti on epäilevä, vaikka virallisessa viestissä kannustaisikin kanavan käyttöön. Kannattaa siis rehellisesti ja avoimesti myös tarkastella omaa asennetta ja suhtautumista ja tunnistaa taustalla vaikuttavia uskomuksia. Voisiko kanavan olemassa olo myös itsessään auttaa meitä olemaan entistä vastuullisempia, autenttisempia ja läpinäkyvämpiä esihenkilöitä?
[1] Östman 2020: WhistleB:n uuden tutkimuksen mukaan nimettömyys kannustaa ilmoittamiseen.
[2] Nordic Business Ethics Initiative: Nordic Business Ethics Survey 2020
Haluatko oppia lisää ilmoituskanavista ja väärinkäytösten ehkäisystä ja tutkinnasta?
Löydät muun muassa nämä verkkokoulutukset Code of Conduct Academy -verkkokoulutuspalvelusta:
Miten valmistautua EU:n whistleblowing-direktiiviin?
Ilmoituskanavat ja ilmoittajansuojalaki
