Code of Conductin päivitys edessä?
Moni organisaatio lähtee päivittämään tai laatimaan Code of Conductia (eettisiä periaatteita tai kavereiden kesken koodia) silloin, kun huomaa tarpeen käytännön työssä. Ehkä ohjeistus on vanhentunut, toimintaympäristö muuttunut tai asiakkaiden vaatimustaso noussut.
Code of Conductin päivittämis- tai laatimistyössä ei kannata lähteä soitellen sotaan – ennen ensimmäistäkään tekstiriviä organisaation kannattaa pysähtyä eettisen kontekstinsa äärelle ja pohtia, mitä eettisen toimintakulttuurin edistäminen juuri tässä organisaatiossa tarkoittaa. Millaisia kysymyksiä organisaation sitten kannattaa pohtia ennen kun pistetään kynää paperille?
Miksi Code of Conduct?
Jokaisella organisaatiolla on omat syynsä koodin laatimiseen tai päivittämiseen. Aivan ensimmäiseksi on tärkeää muodostaa yhteisymmärrys Code of Conductin tarkoituksesta:
- Mihin Code of Conductia ylipäänsä tarvitaan?
- Mikä on koodin tavoite? Ohjata toimintaa, yhtenäistää käytäntöjä, täyttää lainsäädännöllinen velvoite vai vahvistaa organisaation toimintakulttuuria – vai kaikkia näitä?
- Onko organisaatiossa tai sen toimintaympäristössä tapahtunut muutoksia, jotka edellyttävät uudenlaista ohjeistusta?
Yleensä Code of Conductin tarkoitus ei ole yksioikoinen. Se voi olla samanaikaisesti:
- toiminnan perusta ja arvolupaus,
- käytännön ohje työntekijöille,
- riskienhallinnan väline,
- viesti ulkoisille sidosryhmille siitä, miten organisaatio toimii.
Vaikka koodi usein vastaa useampaan tarpeeseen, linjanvetoja toki kannattaa tehdä ja määritellä koodin tärkein tavoite: palveleeko se ensisijaisesti kulttuuria, konkreettista ohjeistamista vai strategista viestintää? Nämä valinnat vaikuttavat sävyyn, laajuuteen ja rakenteeseen. Kun tarkoitus on selvä, itse dokumentista tulee vaikuttavampi, kun se laaditaan tämä tarkoitus edellä.
Keitä Code of Conduct koskee?
Usein koodi kirjoitetaan vain henkilöstöä silmällä pitäen, mutta todellisuudessa se saattaa koskea laajempaakin joukkoa:
- työntekijät, johto ja hallitus,
- alihankkijat ja toimittajat,
- agentit, konsultit ja muut kumppanit,
- joskus jopa asiakkaat tai yhteisöt, joiden kanssa organisaatio toimii.
Organisaation tulee päättää, kuinka laajaksi ohjeen kohderyhmä määritellään – onko organisaatiolla yksi Code of Conduct, joka koskee sekä omia työntekijöitä että yhteistyökumppaneita? Vai onko kumppaneille kenties oma, yhteistyön kontekstiin laadittu eettinen ohjeistus (Supplier Code of Conduct)? Mitä koodiin sitoutuminen eri sidosryhmille käytännössä tarkoittaa?
Miten Code of Conduct istuu organisaation strategiaan, missioon ja arvoihin?
Jokainen Code of Conduct on viime kädessä kuvaus siitä, millainen organisaatio haluaa olla ja millaiseksi se haluaa tulla. Siksi sen tulee heijastaa myös organisaation arvoja, strategisia painopisteitä, visiota ja missiota sekä odotettua johtamiskulttuuria.
Hyvä Code of Conduct ei siis ole irrallinen dokumentti, vaan jatkumo strategialle ja kulttuurille. Koodin asemaa tässä kokonaisuudessa kannattaa pohtia esimerkiksi seuraavien kysymysten kautta:
- Mikä on organisaation arvojen rooli Code of Conductissa? Miten arvomme ohjaavat arjen työtä?
- Millaisia valintoja strategiamme edellyttää eettiseltä toiminnalta?
- Millä tavalla haluamme koodin tukevan kestävää johtamiskulttuuria?
Mitä teemoja Code of Conductin tulisi kattaa?
Lähes kaikille organisaatioille olennaisia teemoja ovat esimerkiksi:
- turvallisuus,
- tietosuoja ja tietoturva,
- korruptiontorjunta ja eturistiriidat,
- ihmisoikeudet ja yhdenvertaisuus,
- epäkohdista ilmoittaminen.
Jokaisen organisaation tulee kuitenkin esittää itselleen kysymys: mikä on juuri meidän toiminnassamme olennaista? Kontekstilla on väliä – vaikka esimerkiksi turvallisuus on kaikille organisaatioille tärkeä teema, esimerkiksi valmistavan teollisuuden yrityksessä siihen liittyvät riskit ovat erilaiset (ja suuremmat) kuin toimistoympäristössä.
Organisaatioiden kannattaakin lähestyä Code of Conductia riskilähtöisesti:
- Millaisia eettisiä riskejä juuri meidän toimintaamme liittyy? Millaisia erityispiirteitä toiminnassamme on, jotka vaikuttavat eettisiin sitoumuksiimme?
- Millaisia lainsäädännöllisiä velvoitteita toimintaamme liittyy? Millaista toimintaa asiakkaamme, yhteistyökumppanimme ja muut sidosryhmämme meiltä odottavat?
- Missä suurimmat ja todennäköisimmät riskit piilevät? Millaisten riskien realisoitumisen ehkäisemiseen meidän tulee erityisesti panostaa?
Vinkki! Ota jo koodin suunnitteluvaiheessa huomioon, keitä työhön tulee osallistaa. Keillä organisaatiossa on paras tieto koskien Code of Conductin eri teemoja? Ota heidät projektiin alusta asti mukaan, jotta kaikki tärkeät roolit ovat samalla sivulla, mitä ollaan tekemässä ja miksi.
Miten vahvistaa työntekijöiden sitoutumista oikein toimimiseen?
Code of Conduct ei ole vain dokumentti, vaan toiminnan ja jokapäiväisen päätöksenteon ohjaamisen väline. Siksi työntekijöiden sitouttamista kannattaa huomioida jo osana kirjoitusprosessia:
- Miten henkilöstöä osallistetaan koodin laatimiseen tai päivittämiseen?
- Miten koodi lanseerataan? Miten siitä viestitään ja koulutetaan?
- Miten koodi tehdään ymmärrettäväksi ja saavutettavaksi?
- Miten johto sitoutuu ja näyttää esimerkkiä?
- Mitä tukityökaluja (esim. työpajat, verkkokoulutukset, Q&A -sessiot) tarvitaan?
- Miten huomioidaan koodin noudattaminen, palautteen kerääminen ja jatkuva kehittäminen?
Sitoutuminen syntyy ennen kaikkea siitä, että Code of Conduct koetaan omaksi ja konkreettiseksi – ei vain pakolliseksi muodollisuudeksi. Hyvin valmisteltu Code of Conduct toimii kompassina, joka ohjaa organisaation kulttuuria ja jokapäiväisiä valintoja. Hyvä valmistautuminen ja eettisen kontekstin pohtiminen tekee lopputuloksesta vaikuttavamman, joka tukee oikein toimimisen kulttuuria organisaatiossa aidosti.
Kaipaatko tukea eettisten periaatteiden laatimisessa, viestimisessä tai kouluttamisessa?
Autamme mielellämme!
Toimimme eettisten periaatteiden muotoilijoina ja sanoittajina sekä vastaamme koko prosessin fasilitoimisesta ja johtamisesta. Autamme viemään eettiset periaatteet organisaatiosi arkeen erilaisten viestinnällisten materiaalien, koulutusten ja työpajojen keinoin.
