Mitä compliance on?
Compliance -sana suomennetaan yleensä vaatimustenmukaisuudeksi tai lakien, sääntöjen ja määräysten noudattamiseksi. Yrityksissä laaditaan compliance-ohjelmia, palkataan compliance officereita ja seurataan compliance-mittareita. Mistä compliance -käsitteessä on oikeastaan kyse?
Compliance – lähtökohtana lakien noudattaminen
Lakien noudattamisen varmistaminen on ollut aikanaan lähtökohtana compliance-toiminnan syntymiselle tarkasti säädellyillä aloilla, kuten finanssisektorilla ja lääketeollisuudessa. Näissä yhtiöissä compliance-toiminta on ollut arkipäivää jo pitkään. Perinteisissä teollisuudenalan pörssiyhtiöissä compliance on noussut merkittävämmäksi teemaksi vasta viime vuosina.
Kyse myös eettisestä ja arvojen mukaisesta toiminnasta
Tänä päivänä kun puhutaan minkä tahansa yhtiön compliance-toiminnasta, liittyy käsitteeseen lainnoudattamisen lisäksi myös paljon pehmeitä asioita, kuten arvojen mukainen ja eettisesti kestävä toiminta. Lakien ja säännösten noudattamisen lisäksi on tärkeää myös toimia eettisesti oikein. Compliancen mukainen toiminta mielestäni tarkoittaa sitä, että käyttäydymme rehellisesti ja reilusti joka tilanteessa, jonka kohtaamme päivän aikana, liittyi se sitten kollegan, toimittajan, asiakkaan tai muun yhteistyökumppanin kanssa käymäämme vuorovaikutukseen.
Yrityksen compliance määräytyy pitkälti sen mukaan, miten yksilöt yrityksen sisällä toimivat.
Kaiken toiminnan ja päätöksenteon taustalla tulisi olla kysymys siitä, mikä on oikea tapa toimia kussakin tilanteessa. Yksittäisten henkilöiden päätöksillä ja teoilla saattaa olla merkittäviä seurauksia koko yrityksen kannalta. Ja tämä merkitys korostuu jatkuvasti entisestään ulkoisten sidosryhmien vaatiessa yhä avoimempaa ja eettisempää toimintaa yrityksiltä.
Compliance Officer eettisen kulttuurin edistäjänä
Suomalaisissa pörssiyrityksissä on viime vuosina perustettu paljon compliance-toimintoja, tai vähintäänkin nimetty compliancesta vastaava henkilö oman toimensa oheen. Compliance Officer vastaa yleensä compliance-ohjelman pyörittämisestä. Tärkeimpiin tehtäviin kuuluu eettisen ja vaatimustenmukaisen toiminnan integroiminen selkeäksi osaksi organisaation kulttuuria. Vastuu kuuluu jokaiselle yksilölle organisaatiossa; Compliance Officerin tehtävänä on hahmottaa ja kehittää kokonaisuutta ja tuoda toiminnallaan varmuutta siihen, että henkilöstö ja sidosryhmät tietävät yrityksen pelisäännöt ja mahdollisiin väärinkäytöksiin puututaan.
Liiketapaperiaatteet (Code of Conduct) määrittelevät raamit compliancelle – eli eettiselle ja vaatimustenmukaiselle toiminnalle
Compliance-ohjelmat vastuullisen toiminnan moottorina
Compliance-ohjelmat muodostuvat niistä käytännön toimista, joilla varmistetaan lainmukainen ja eettinen toiminta. Compliance -ohjelman kivijalkana toimivat tyypillisesti yrityksen määrittelemät liiketapaperiaatteet (Code of Conduct) eli johdon julkilausuma siitä, minkälaista toimintaa yrityksen työntekijöiltä ja usein myös muilta sidosryhmiltä odotetaan. Code of Conduct kattaa yhteisesti noudatettavat periaatteet, jotka voivat liittyä toimintaan työyhteisössä ja kumppaneiden kanssa, yhteiskuntavastuuseen, yhtiön varojen käyttöön ja niin edelleen. Tärkeänä osana on myös työntekijöiden ohjeistus siitä, miten toimia tilanteessa, jossa on havaittu tai epäillään jonkun toimineen periaatteiden vastaisesti. Compliance-ohjelman avulla myös pyritään varmistamaan, että mahdolliset väärinkäytökset tutkitaan asianmukaisella tavalla ja ajallaan.
Compliance-toiminnan keskiössä omien compliance-riskien ymmärtäminen
Compliance-ohjelman painopisteet määrittyvät yleensä johdon kanssa yhteistyössä tehdyn riskianalyysin mukaan – mitkä ovat meidän tärkeimmät eettiset ja compliance-riskit? Mikä meillä voisi mennä pieleen? Mitä tästä voisi seurata? Seuraukset voivat olla taloudellisia menetyksiä, kuten sakkoja, tulonmenetyksiä tai asiakkaiden menetyksiä. Yhä tärkeämpänä seurauksena nähdään myös negatiivisesta julkisuudesta aiheutuvat haitat.
Compliance-riskien ymmärtämiseksi tulee pohtia, mikä meillä voisi mennä pieleen ja mitä siitä voisi seurata?
Compliance-ohjelmat peruspalikat
Toimivaa compliance-ohjelmaa ei voida implementoida suoraan konsulttien käsikirjasta, vaan sen tulisi perustua yrityksen arvoihin ja merkittävimpiin riskeihin. Tärkeitä compliance-ohjelman palikoita ovat usein esimerkiksi kilpailuoikeussäännöstöjen noudattaminen, lahjonnan ja korruption vastaiset toimet, työpaikkahäirinnän ja kiusaamisen ehkäiseminen, työturvallisuus, sekä väärinkäytösten ehkäiseminen ja havaitseminen. Yritykset panostavat yhä enemmän myös erilaisten ilmiantokanavien implementointiin, joita pitkin compliance-rikkomuksista voidaan ilmoittaa. Hyvään compliance-ohjelmaan kuuluu myös, että saapuneet ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti.
Menestyneen compliance-ohjelman salaisuus on sen jalkauttaminen läpi organisaation – ylimmän johdon tuen lisäksi tarvitaan vahvasti keskijohdon ja esimiesten aitoa sitoutumista ja esimerkillä johtamista.
Compliance ei ole siis mikään irrallinen asia organisaatiossa, josta huolehtii yksikkö, jonka vastuulle se on annettu. Compliance on viime kädessä sitä, miten me yksilöinä organisaatioissa toimimme.
Lue lisää tutustumalla kirjastani Compliance – Eettinen ja vastuullinen liiketoiminta.
