Hyvä hallintotapa on vastuullisuuden perusta
Olet varmasti kuullut tarinan siitä, kun työntekijä kavalsi työnantajalta omaisuutta tai tietoturvassa tapahtui katastrofaalinen vuoto. Tai kun pääjohtaja käytti luottamusasemaansa väärin ja sekoitti firman ja henkilökohtaiset rahat. Tai kenties olet seurannut vieressä uutisointia organisaatioista, joissa johdetaan pelolla, syrjitään vähemmistöjä, taikka lakaistaan ongelmat maton alle. Kaikissa näissä – ja monissa muissa – tapauksissa ongelmat olisi kenties voitu välttää, tai vähintäänkin havaita aikaisemmin, mikäli organisaation hallinto olisi toiminut läpinäkyvästi, suoraselkäisesti ja asiallisesti.
Hyvän hallinnon varmistaminen on oleellinen keino ehkäistä vaikeuksiin joutumista. Hyvä hallintotapa on myös valtavan tärkeä tekijä laadukkaan työntekijä- ja asiakaskokemuksen varmistamisessa. Mutta mitä hyvä hallintotapa ihan oikeasti tarkoittaa? Keskeistä käsitteessä on organisaation johdon ohjaus- ja valvontatehtävät sekä tilivelvollisuus. Johdon tulee varmistaa, että sisäinen valvonta, riskienhallinta, lakien ja määräysten noudattaminen ja johtamis- ja hallintokäytännöt on järjestetty asianmukaisesti, ja että merkittävimpiä liiketoimia ja eturistiriitatilanteita tarkastellaan riittävästi ja niihin reagoidaan tarvittaessa. Hyvään hallintoon toki kuuluu myös sen varmistaminen, että taloudellisten tietojen raportointi on oikea-aikaista ja tarkkaa, ja että tilintarkastus hoidetaan huolella.
Sisäinen valvonta – kyttäämistä vai välittämistä?
Sisäinen valvonta on keskeinen osa hyvää hallintoa. Käsitteenä se kuitenkin usein mielletään vain taloushallinnon, laadunvarmistuksen tai tarkastustoiminnan asiaksi, vaikka todellisuudessa se kuuluu ihan jokaiselle läpi organisaation ja sen rajojen. Suurin osa organisaatioissa tapahtuvista virheistä, tehottomuuksista, laiminlyönneistä ja väärinkäytöksistä johtuu asianmukaisen sisäisen valvonnan ja ohjauksen puutteesta. Kun asiat menevät pieleen, on ensimmäinen kysymys: kenellä oli valvontavastuu ja miten sitä toteutettiin?
Jos sinulle tulee sisäisestä valvonnasta mieleen kontrolli, kyttäys tai epäluottamus, on aika päivittää tietämyksesi. Jokainen organisaatio koostaan tai toimialastaan riippumatta tarvitsee sisäistä valvontaa. Se ymmärretään liian usein pitkälti toisten tekemisten kontrolloimiseksi, tarkastamiseksi tai virheiden etsimiseksi. Kyse on viime kädessä kuitenkin kaikista eniten johtamisesta: sisäinen valvonta muodostuu kaikista niistä prosesseista ja toimintatavoista, jotka auttavat hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä. Kyse ei ole pelkästään kirjallisista ohjeista ja säännöistä ja niiden mukaisen toiminnan tarkastamisesta, vaan ennen kaikkea kyse on ihmisistä ja toimintakulttuurista. Kirjoitetuista ja kirjoittamattomista säännöistä.
Valvonta voi olla formaalia tai yrityskulttuuriin pohjautuvaa
Jokaisen johtajan ja esihenkilön toimenkuvaan kuuluu valvontavastuu. Silti valvonta mielletään toisinaan luottamuksen vastakohdaksi, vaikka todellisuudessa luottamuksen ja valvonnan tulisi kulkea käsi kädessä. Valvontavastuussa on kyse kuitenkin välittämisestä, oman organisaation toiminnan tuntemisesta, viime kädessä tilivelvollisuudesta ja selkärangasta – varsinkin silloin, kun valvonta pettää.
Joulukuussa 2020 puolustin väitöskirjaani julkisesti Turun kauppakorkeakoulussa. Väitöskirjani ytimessä on väite, että sisäinen valvonta on hyvin lähellä johdon ohjauksen käsitettä eikä näitä kahta tulisi tarkastella erillään. Toinen väitteeni liittyy sisäisen valvonnan muotoon; sen lisäksi että se koostuu formaaleista käytännöistä, kuten ohjeista, säännöistä ja järjestelmäkontrolleista, oleellinen osa sisäistä valvontaa on myös yrityskulttuuriin pohjautuva sosiaalinen kontrolli. Kirjoittamattomat säännöt, johdon osoittama esimerkki ja tapa kommunikoida epävirallisesti on tarpeellinen ja erottamaton osa tuloksellista sisäistä valvontaa. Formaalit säännöt heräävät henkiin osaksi arkea vasta, kun yrityskulttuuri on niiden kanssa samassa linjassa – vasta, kun sääntöjen noudattamisella on jokin merkitys organisaation arjessa.
Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan onnistumista
Entä sitten sisäinen tarkastus? Arkikielessä sisäinen tarkastus ja sisäinen valvonta menevät käsitteinä helposti sekaisin. Enkä yhtään ihmettele – kuulostavathan ne korvaan melko samankaltaisilta asioilta. Sisäisessä tarkastuksessa kuitenkin kyse on sisäisen valvonnan riippumattomasta arvioimisesta. Siinä missä sisäinen valvonta ulottuu joka puolelle organisaatiota, on sisäisessä tarkastuksessa kyse tarkastustoiminnosta – eli henkilöstä tai tiimistä, jonka tehtävänä on arvioida miten sisäinen valvonta, hyvä hallinto ja riskienhallinta toimii.
Opiskeluaikana muistan, että sisäisen tarkastajan kuva oli vähän pölyttynyt. Mielikuvissani sisäiset tarkastajat olivat tyyppejä, jotka pläräävät pölyisiä mappeja ja etsivät virheitä ja syyllisiä, ja joiden päätehtävä on päästä pätemään ja näpäyttämään ihmisiä. Itse asiassa yhdessä varhaisessa työpaikassani olikin tämänkaltainen hahmo. Et siis ole yksin, jos mielessäsi tarkastajat ovat kyttääjiä ja kyylääjiä, joilla ei ole parempaa tekemistä.
2020-luvulla on syytä kuitenkin murskata tuo pölyttynyt mielikuva ja todeta, että sisäinen tarkastaja on erittäin tärkeä osa hyvää hallintoa. Tarkastajilla on tärkeä tehtävä edistää organisaation vastuullisuutta ja varmentaa, että toimitaan oikein. Sisäinen tarkastus on siis varmennustoiminto, joka auttaa yritysten hallitusta, jolla on viimekädessä valvontavastuu ja vastuu yrityksestä. Sisäinen tarkastus on heille todella tärkeä kumppani tuottamaan varmistusta siitä, ettei organisaation kerrota toimivan tiettyjen arvojen ja periaatteiden mukaisesti vain paperilla.
Riippumattomuus tekee sisäisestä tarkastuksesta uniikin
Sisäinen tarkastus katsoo tulevaisuuteen ja auttaa miettimään toimivatko prosessit hyvin ja noudatetaanko niitä sääntöjä, joita tulisi noudattaa. Ja miten asioita voitaisiin kehittää niin, että toiminta olisi mahdollisimman tuloksellista ja tehokasta. Tällainen puolueeton arvio on äärimmäisen tärkeää – oli kyseessä sitten julkishallinto, jossa toimitaan veroeuroilla, tai pörssiyhtiö, jossa omistajien odotukset toiminnan asianmukaisuudesta ovat korkealla.
Sisäinen tarkastus onkin monesti ainoa tai paras organisaation taho, joka pystyy riippumattomasti ja rautaisella ammattitaidolla arvioimaan sitä, onko organisaatio lupaustensa mittainen – toimitaanko relevantin lainsäädännön, sisäisten ohjeistusten ja prosessien mukaan ja onko organisaation raportoima tieto luotettavaa. Tämä asettaa sisäisen tarkastuksen tosi tärkeään strategiseenkin rooliin monessa organisaatiossa. Fiksu hallitus näkee sen hyödyn, mikä sisäisellä tarkastuksella on: se on riippumatonta ja objektiivista valmennustoimintaa. Sillä ei ole mitään muita vastuita organisaatiossa, jotka vaarantaisivat riippumattomuuden – tai ei ainakaan pitäisi olla.
Tarkastajat voivat objektiivisesti tarkastella asioita: on äärimmäisen arvokasta organisaatioille ymmärtää, kuinka arjessa toteutuu ne kaikki kirjoitetut säännöt ja lupaukset siitä, minkälainen toimija organisaatio lupaa olla ja minkälainen toimija sen pitäisi olla sidosryhmien näkökulmasta. Näkisin, että sisäisen tarkastajan rooli korostuu tulevaisuudessa entisestään. Sidosryhmille ei enää riitä, että kerrotaan kauniita tarinoita, vaan tarvitaan varmuutta siitä, että organisaatio on lupaustensa mittainen.
Kirjoittaja on Code of Conduct Companyn perustaja, jonka mielestä työelämässä pitäisi käydä enemmän vaikeita keskusteluita.
Tule oppimaan lisää sisäisestä tarkastuksesta!
Haluatko kehittää sisäistä tarkastusta omassa organisaatiossasi tai kehittyä sisäisen tarkastajan osaajana? Tule mukaan kaksipäiväiseen, vuorovaikutteiseen Lisäarvoa tuottava sisäinen tarkastus -koulutukseen, hae mukaan sisäisen tarkastuksen Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkintoon HAMIin tai opi lisää aiheesta kätevästi verkossa Code of Conduct Academyssa!
